När Teamdock skriver ett utkast till svar till en kund läser en AI-leverantör frågan. Det är så de här funktionerna fungerar. Vad den inte behöver läsa är vem kunden är. Här är vad vi skickar, vad vi ersätter först, och vad vi inte kan lova.
Din arbetsyta körs på ett eget serverutrymme i Tyskland. Data går bara till en AI-leverantör (Mistral, på modeller som körs i EU, via en gateway som Teamdock driver för din arbetsyta) när du använder en AI-funktion. Det här är funktionerna som kan beröra kunddata, och vad som händer med den:
| Funktion | Vad den läser | Personuppgifter |
|---|---|---|
| Ärendeanalys och svarsutkast | Meddelandet, kundens kundkort och senaste ordrar | Ersätts, och sätts sedan tillbaka i utkastet |
| Assistenten | Din fråga och det som dess verktyg slår upp (ordrar, kunder) | Ersätts, och sätts sedan tillbaka i svaret och i verktygens uppslag |
| Order från ett mejl | Det vidarebefordrade mejlet | Ersätts, och sätts sedan tillbaka i orderfälten |
| FAQ-förslag | Stängda ärenden | Ersätts, och tas bort ur förslaget |
| Produkttexter och översättningar | Produktfält och dina anteckningar | Inget att ersätta: ingen kunddata |
Innan en förfrågan lämnar arbetsytan letar Teamdock efter personuppgifter och byter ut varje värde mot en platshållare: namn, e-postadresser, telefonnummer, gatuadresser, postnummer, företagsnamn, IBAN- och momsnummer, och länkar. Så här ser det faktiska resultatet ut för ett typiskt mejl (personen är påhittad):
Från: Jan de Vries <jan.devries@example.nl> Ämne: Fråga om order 10482 Min order 10482 har inte kommit fram. Kan ni skicka den till Dorpsstraat 12, 1234 AB Utrecht? Ring mig på 06 12345678. Med vänliga hälsningar, Jan de Vries
Från: [NAME_1] de [NAME_2] <[EMAIL_1]> Ämne: Fråga om order 10482 Min order 10482 har inte kommit fram. Kan ni skicka den till [ADDRESS_1], [POSTCODE_1] Utrecht? Ring mig på [PHONE_1]. Med vänliga hälsningar, [NAME_1] de [NAME_2]
Tre detaljer får det att fungera i praktiken:
Ordernummer, belopp, datum, produkter och ort ersätts inte. Utan dem kan AI:n inte svara på "var är min order?", och var för sig identifierar de ingen.
Teamdock kan föreslå nya FAQ-poster utifrån frågor som ditt team har besvarat. En FAQ är offentlig text, så en kunds uppgifter ska aldrig synas i den, inte ens korrekt. För den här funktionen tas platshållarna i svaret bort i stället för att fyllas i igen.
Ersättningen är automatisk. Den utgår från mönster, från fälten i din butiks register och från var namn brukar förekomma (hälsningar, avslutningar, avsändarraden). Det fångar de flesta personuppgifterna i ett typiskt supportmejl. Det fångar inte allt:
"Min granne Kees tog emot paketet." Kees är inte avsändaren, står inte i något fält och inte i någon hälsning, så ingenting markerar honom som ett namn.
Gatuadresser matchas mot nederländska mönster ("Dorpsstraat 12"). "12 rue de la Paix" eller "Hauptstr. 5" kan slinka igenom.
Orten, produkterna och själva frågan skickas som de är skrivna, eftersom AI:n behöver dem. Ett klagomål om en medicinsk produkt säger fortfarande det.
Assistenten får veta vem som är inloggad, så att "skicka den till mig" fungerar.
Vi kallar det här pseudonymisering, och inte anonymisering, med flit. Enligt GDPR (dataskyddsförordningen) är uppgifter pseudonymiserade när de inte längre kan kopplas till en person utan kompletterande uppgifter som förvaras separat (artikel 4.5). Vi har de kompletterande uppgifterna: det är så utkastet får tillbaka kundens namn. Skäl 26 är tydligt med att pseudonymiserade uppgifter fortfarande är personuppgifter.
Därför ändras ingenting annat på papperet. AI-leverantörerna står fortfarande som underbiträden i bilaga A till vårt personuppgiftsbiträdesavtal, överföringar utanför EU sker fortfarande enligt standardavtalsklausuler, och ersättningen beskrivs som en säkerhetsåtgärd i bilaga B. Det som ändras är hur mycket en leverantör kan se om dina kunder: i en normal förfrågan når deras namn, e-postadress, telefonnummer och gatuadress den inte alls längre.
Den fullständiga listan över företag som behandlar data åt Teamdock, och var, finns på vår säkerhetssida.
Fråga oss innan du registrerar dig. Vi berättar exakt vad som skickas vart, även för funktioner du inte är säker på att du kommer att använda.