Gdy Teamdock przygotowuje szkic odpowiedzi dla klienta, dostawca AI czyta pytanie. Tak działają te funkcje. Nie musi natomiast wiedzieć, kim jest klient. Poniżej opisujemy, co wysyłamy, co najpierw zastępujemy i czego nie możemy obiecać.
Twoje środowisko pracy działa na własnej przestrzeni serwerowej w Niemczech. Dane trafiają do dostawcy AI (Mistral, na modelach hostowanych w UE, przez bramę, którą Teamdock prowadzi dla Twojego środowiska pracy) tylko wtedy, gdy korzystasz z funkcji AI. Oto funkcje, które mogą dotyczyć danych klientów, i to, co się z tymi danymi dzieje:
| Funkcja | Co czyta | Dane osobowe |
|---|---|---|
| Analiza zgłoszeń i szkice odpowiedzi | Wiadomość, karta klienta i jego ostatnie zamówienia | Zastępowane, potem przywracane w szkicu |
| Asystent | Twoje pytanie i to, co wyszukują jego narzędzia (zamówienia, klienci) | Zastępowane, potem przywracane w odpowiedzi i w wyszukiwaniach narzędzi |
| Zamówienie z e-maila | Przekazany e-mail | Zastępowane, potem przywracane w polach zamówienia |
| Propozycje FAQ | Zamknięte zgłoszenia | Zastępowane i usuwane z propozycji |
| Opisy produktów i tłumaczenia | Pola produktu i Twoje notatki | Nie ma czego zastępować: brak danych klientów |
Zanim żądanie opuści środowisko pracy, Teamdock wyszukuje dane osobowe i zamienia każdą wartość na symbol zastępczy: imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, adresy ulic, kody pocztowe, nazwy firm, numery IBAN i VAT oraz linki. Tak wygląda rzeczywisty wynik dla typowego e-maila (osoba jest zmyślona):
Od: Jan de Vries <jan.devries@example.nl> Temat: Pytanie o zamówienie 10482 Moje zamówienie 10482 nie dotarło. Czy możecie wysłać je na adres Dorpsstraat 12, 1234 AB Utrecht? Proszę dzwonić pod 06 12345678. Pozdrawiam, Jan de Vries
Od: [NAME_1] de [NAME_2] <[EMAIL_1]> Temat: Pytanie o zamówienie 10482 Moje zamówienie 10482 nie dotarło. Czy możecie wysłać je na adres [ADDRESS_1], [POSTCODE_1] Utrecht? Proszę dzwonić pod [PHONE_1]. Pozdrawiam, [NAME_1] de [NAME_2]
Trzy szczegóły sprawiają, że działa to w praktyce:
Numery zamówień, kwoty, daty, produkty i miejscowość nie są zastępowane. Bez nich AI nie odpowie na pytanie „gdzie jest moje zamówienie?”, a same w sobie nie pozwalają nikogo zidentyfikować.
Teamdock może proponować nowe wpisy FAQ na podstawie pytań, na które odpowiedział Twój zespół. FAQ to tekst publiczny, więc dane klienta nie powinny się w nim nigdy pojawić, nawet poprawnie. W tej funkcji symbole zastępcze w odpowiedzi są usuwane, a nie ponownie wypełniane.
Zastępowanie jest automatyczne. Opiera się na wzorcach, na polach w kartach Twojego sklepu i na miejscach, w których zwykle pojawiają się imiona (powitania, zakończenia, wiersz nadawcy). To wyłapuje większość danych osobowych w typowym e-mailu do obsługi klienta. Nie wyłapuje wszystkiego:
„Paczkę odebrał mój sąsiad Kees”. Kees nie jest nadawcą, nie ma go w żadnym polu ani w powitaniu, więc nic nie wskazuje, że to imię.
Adresy ulic rozpoznajemy według wzorców holenderskich („Dorpsstraat 12”). „12 rue de la Paix” albo „Hauptstr. 5” mogą się prześlizgnąć.
Miejscowość, produkty i samo pytanie są wysyłane tak, jak zostały napisane, bo AI ich potrzebuje. Reklamacja dotycząca produktu medycznego nadal to zdradza.
Asystent dostaje informację, kto jest zalogowany, żeby polecenie „wyślij to do mnie” działało.
Celowo nazywamy to pseudonimizacją, a nie anonimizacją. Zgodnie z RODO dane są pseudonimizowane, gdy nie można ich już przypisać konkretnej osobie bez dodatkowych informacji, przechowywanych osobno (art. 4 pkt 5). Te dodatkowe informacje są u nas: dzięki nim szkic odzyskuje imię klienta. Motyw 26 jasno stwierdza, że dane pseudonimizowane nadal są danymi osobowymi.
Dlatego na papierze nic więcej się nie zmienia. Dostawcy AI nadal figurują jako dalsze podmioty przetwarzające w załączniku A do naszej umowy powierzenia przetwarzania danych, przekazywanie danych poza UE nadal odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych, a zastępowanie jest opisane jako środek bezpieczeństwa w załączniku B. Zmienia się natomiast to, ile dostawca może zobaczyć o Twoich klientach: w zwykłym żądaniu ich imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i adres pocztowy w ogóle do niego nie docierają.
Pełna lista firm, które przetwarzają dane dla Teamdock, oraz miejsc, w których to robią, znajduje się na naszej stronie o bezpieczeństwie.
Zapytaj nas, zanim się zarejestrujesz. Powiemy Ci dokładnie, co jest wysyłane i dokąd, także w przypadku funkcji, co do których nie wiesz, czy będziesz z nich korzystać.